I buoni pasto sono ormai uno degli strumenti più utilizzati dalle aziende per garantire ai dipendenti un pasto durante la giornata lavorativa, soprattutto quando non è presente una mensa interna. Sono, a tutti gli effetti, un mezzo di pagamento dal valore prefissato che può essere utilizzato solo per comprare pasti o prodotti alimentari presso esercizi convenzionati.

Nonostante la loro diffusione, la contabilizzazione dei buoni pasto è un tema che genera spesso dubbi:
👉 Quando si rileva il costo?
👉 Come funziona l’IVA?
👉 Che succede con i buoni elettronici?
👉 Come si registrano nei conti dell’esercente?

In questo articolo trovi un quadro completo — ma spiegato in modo semplice — delle principali scritture contabili lato azienda e lato esercente.

Come funziona il ciclo del buono pasto

Per capire le scritture contabili è utile fissare i protagonisti:

1️⃣ Datore di lavoro → acquista i buoni e li consegna ai dipendenti
2️⃣ Società emettitrice → Edenred, Day, Pellegrini, ecc.
3️⃣ Esercizio convenzionato → bar, ristoranti, supermercati
4️⃣ Dipendente → utilizza i buoni per il proprio pasto

Ogni operazione genera un effetto contabile diverso, spesso in momenti differenti.

Registrazioni contabili per l’azienda

🔹 A. Acquisto dei buoni pasto (cartacei o digitali)

Qui avviene una cosa molto importante:
il costo NON si rileva subito, perché non è ancora maturato.
Al momento dell’acquisto si registra solo un credito verso la società emettitrice e il corrispondente debito verso fornitori.

💡 Esempio pratico

L’azienda compra buoni pasto per 800 € + IVA 4% (32 €).

📘 Scrittura contabile:

Diversi                                      a     Debiti v/Fornitori     832
   Fornitori buoni pasto         800
   IVA su acquisti                32

Consegna dei buoni ai dipendenti

Solo quando i dipendenti ricevono i buoni, il costo diventa di competenza e va rilevato nel conto economico.

Esempio: si consegnano buoni per 500 €.

📘 Scrittura contabile:

Fornitori buoni pasto             a      Costi per buoni pasto ai dipendenti     500

Buoni pasto elettronici: come cambia la contabilità

Se l’azienda utilizza una card elettronica, la logica cambia:
il costo si rileva subito alla ricezione della fattura, perché i buoni sono già “caricati” e disponibili.

💡 Esempio

Fattura per 100 buoni da 6 euro ciascuno = 600 € (IVA al 4% compresa).

📘 Scrittura contabile:

Debiti v/fornitori                 600
       a Spese per buoni pasto               576,93
       a IVA su acquisti                      23,07

Registrazioni lato esercente (bar, ristorante, supermercato)

Quando il cliente paga con un buono pasto, l’esercente NON incassa subito i soldi.
Per questo motivo emette uno scontrino con dicitura:

👉 “corrispettivo non riscosso”

📘 Scrittura contabile al momento dello scontrino:

Corrispettivi non riscossi
          a Ricavi
          a IVA non esigibile

L’IVA diventa esigibile solo quando l’esercente emette fattura alla società emettitrice.

Fine mese: l’esercente fattura alla società emettitrice

Quando l’esercente accumula i buoni, emette la fattura per ottenere il rimborso, trattenuto dello sconto pattuito (in alcuni casi molto alto, anche 10–15%).

📘 Scrittura contabile:

Diversi                                              a      Diversi
Crediti v/società emettitrice
Ricavi
IVA non esigibile
                                                     a      Corrispettivi non riscossi
                                                     a      IVA a debito

Il vero impatto dei buoni pasto per imprese ed esercenti

✔ Vantaggi per il datore di lavoro

• deducibilità del costo entro i limiti di legge
• strumento di welfare aziendale
• miglioramento del clima interno

✔ Criticità per gli esercenti

• commissioni molto elevate applicate dalle società emettitrici
• pagamento differito
• gestione amministrativa non sempre semplice

✔ Per i dipendenti

• non concorrono al reddito (entro i limiti previsti)
• utilizzabili anche per spesa alimentare (con buoni elettronici)

📌 Conclusione

I buoni pasto sono un beneficio molto diffuso, ma dietro un meccanismo semplice all’apparenza si nasconde una struttura contabile che richiede precisione e attenzione:

• il costo va rilevato solo alla consegna, non all’acquisto;
• i buoni elettronici anticipano il momento della competenza;
• gli esercenti devono gestire IVA, corrispettivi non riscossi e sconti;
• l’intero sistema coinvolge tre soggetti e flussi economici differenziati