Spesso sentiamo parlare di controllo di gestione, analisi dei costi e miglioramento dei risultati attesi. Ma quanti imprenditori effettivamente lo mettono in atto? Quante solo le imprese che si preoccupano di analizzare con attenzione la propria gestione per trarre dei risultati soddisfacenti ?

Esiste ancora qualche imprenditore, e per fortuna ci riferiamo ad una stretta minoranza, che è erroneamente convinto che l’area contabile sia prevalentemente un inevitabile costo che l’impresa sostiene per evitare pesanti sanzioni fiscali. Ovviamente non è così. Il servizio contabile, anche se situato relativamente al di fuori del core business, ha una sua particolare valenza. Soprattutto al momento del controllo di gestione.

In qualunque impresa, piccola o grande che sia, il controllo di gestione è di fondamentale importanza: si costituiscono diversi punti di equilibrio ai quali occorre fare riferimento. Risulta ovvio che un controllo in tal senso abbia una sua efficacia poiché supporta le decisioni e definisce gli obiettivi.
Ovviamente alla base del controllo di gestione vi è una corretta tenuta della contabilità  ordinaria che utilizza dati reali ed effettivi al fine di rendere efficace l’attività  di controllo. In caso contrario il risultato del controllo di gestione non rispecchierebbe la realtà aziendale.

Elementi imprescindibili del controllo di gestione sono:

• adeguata preparazione in ambito contabile amministrativo;
• tempestività  nelle rilevazioni dei fatti aziendali;
• assoluta veridicità dei dati in proprio possesso.

DEFINIZIONE DEL CONTROLLO DI GESTIONE

Alcune delle definizioni sono: “un insieme di strumenti e procedure che consente di stabilire il dove siamo e dare utili indicazioni sul cosa dobbiamo fare per arrivare là dove vogliamo andare.” “il controllo di tutte le operazioni che il management mette in atto al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati e l’analisi degli eventuali scostamenti, in modo da poter attuare le azioni correttive necessarie.” “l’insieme di strumenti e di attività poste in essere per sottoporre a verifica l’andamento della gestione dell’impresa.” “il sistema operativo volto a guidare la gestione verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione.”

COME ATTUARE IL CONTROLLO DI GESTIONE

Per attuare il controllo di gestione non sono essenziali particolari strumenti operativi, sofisticati software o complesse organizzazioni con risorse dedicate. In effetti è sufficiente che un soggetto dotato dei necessari poteri di intervento e modificazione del corso degli eventi si ponga dei chiari e misurabili obiettivi aziendali ed attui un processo mentale di verifica continua rispetto al loro raggiungimento. Se un nuovo fattore entra in gioco, occorrerà intervenire modificando altre azioni o persino rivedendo gli obiettivi. Il controllo di gestione, in termini elementari, non è altro che questo.

Il controllo di gestione è un “meccanismo” ampio e può apparire complesso per chi cerca di metterlo in atto per la prima volta.

Potremmo idealmente suddividerlo in diverse tipologie.

CONTROLLO DEGLI INDICI

Una prima analisi che un’azienda dovrebbe porre in essere è quella degli indici di bilancio (ROE, ROI, ROS, ecc) che permettono ad un consulente attento di identificare in maniera relativamente semplice quelli che possono essere i primi problemi a livello, ad esempio, di liquidità, indebitamento medio, flussi di cassa, patrimonializzazione, ecc.

L’analisi degli indici è statica, permette di fotografare la situazione di un’azienda in un determinato periodo di tempo, confrontare il comportamento tra diversi esercizi finanziari e quindi giungere a delle conclusioni e dei consigli per l’imprenditore. Ovviamente è solo un primo “step” che solitamente viene considerato poco utile dall’amministrazione dell’impresa e di certo poco apprezzato e valorizzato

BUDGET

I budget sono uno strumento importante che molte aziende utilizzano, ma che pochissime riescono a seguire nella maniera più adeguata. Non è importante redigere dei budget ma è importantissimo riuscire a fare dei raffronti periodici tra quanto preventivato nei budget e gli obiettivi raggiunti. Questo confronto dovrebbe essere fatto mensilmente, o almeno trimestralmente per riuscire a “correggere il tiro”, consigliare al meglio l’imprenditore in corso d’anno e prendere delle decisioni nel breve termine che permettano di portare qualsiasi azienda ad ottenere dei risultati attesi e soprattutto soddisfacenti.

ANALISI DEI COSTI

Un’altra importante fase del controllo di gestione è l’analisi dei costi. Questa analisi è notevolmente diversificata in base alla tipologia di azienda che andiamo a studiare e ovviamente può essere plasmata su chiunque voglia applicarla, partendo dal piccolo artigiano o commerciante, per andare a finire ad un’impresa industriale che realizza prodotti in serie. L’analisi dei costi nel controllo di gestione permette di raggiungere importanti risultati. Oltre al raggiungimento del “break event point” permette anche di andare a scovare quelli che possono essere degli sprechi per le aziende, dei costi superflui che molto spesso l’imprenditore non sa nemmeno di sostenere, oppure ritiene essenziali ma in realtà non lo sono. Quindi possiamo riassumere dicendo che un’attenta analisi dei costi permette di ridurre gli sprechi e quindi di aumentare l’utile aziendale almeno nell’80% dei casi.

ANALISI DEI PROCESSI

Come recita una celebre frase “C’è sempre un modo differente di vedere le cose, e c’è sempre un modo migliore per farle”. Da questo assunto deve partire l’analisi dei processi per un’azienda. Questa fase permette di raggiungere diversi risultati:

• verificare che nell’azienda siano dettate delle procedure ben specifiche per lo svolgimento dei vari compiti
• verificare che queste procedure siano effettivamente messe in atto dal personale dipendente
• verificare che queste procedure siano effettivamente le più efficaci ed efficienti per raggiungere i risultati desiderati
• eventualmente modificare e/o aggiornarle periodicamente per migliorare l’efficienza aziendale

Anche in questo caso ci siamo potuti accorgere che la maggior parte delle aziende non riescono ad effettuare un controllo di gestione di questo tipo, troppo spesso perché questa tipologia di controllo è demandata all’imprenditore che non ha il tempo materiale per poter portare a termine un controllo adeguato, perdendo quindi opportunità sul mercato, tempo e denaro.

LE CORREZIONI DI ROTTA

E’ questo l’obiettivo ultimo di tutto il sistema, a cui l’imprenditore tende quando decide di mettere in atto i processi e le tecniche del controllo di controllo: intervenire per correggere e migliorare l’andamento aziendale. Si tratta di un processo mentale naturale (obiettivo, misurazione, correzione) che può avvenire senza uso di strumento e sistemi sino a che i fattori in gioco sono limitati e governabili dal singolo imprenditore o da un gruppo ristretto di manager. Ma nel momento in cui le complessità aumentano, occorre necessariamente attuare i concetti del controllo di gestione tramite sistemi, processi e strumenti progettati in modo idoneo e coerente con le dimensioni e le peculiarità dell’azienda e del settore in cui opera. Solo così è possibile guidare efficacemente la propria impresa lungo il suo cammino di crescita.

CONCLUSIONI

Migliaia di piccolissime imprese chiudono ogni giorno in Italia e molte di loro non conoscono i veri motivi del fallimento. Ipotizzano delle cause ma non si chiedono se durante il corso della vita dell’azienda hanno messo in atto tutti i meccanismi possibili per migliorare le proprie performance. Non riescono a capire perché non hanno raggiunto i risultati ipotizzati in fase di apertura, ma allo stesso modo non hanno effettuato delle analisi periodiche.

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