Quando si parla di auto e Partita IVA, la sensazione è sempre la stessa: la deducibilità è limitata, spesso a prescindere da quanto l’auto sia davvero usata per lavoro.

Ed è proprio per questo che, nella pratica, molti professionisti (e soprattutto gli studi associati) valutano alternative più efficienti. Una delle strade più interessanti è il rimborso chilometrico per trasferte effettuate con auto personale.

Negli ultimi mesi il tema è tornato molto caldo anche grazie a una pronuncia della Corte di Cassazione (ord. n. 4226/2025), che ha chiarito un principio importante: se la spesa è strettamente strumentale all’attività dello studio e opportunamente documentata, il rimborso chilometrico allo/a un associato/a può essere integralmente deducibile per l’associazione professionale (con onere della prova in capo al contribuente).

Perché il rimborso chilometrico può essere più vantaggioso dell’auto “in studio”

In parole semplici, il rimborso chilometrico spesso piace perché:

• per lo studio è un costo deducibile (se inerente e provato);
• per il professionista che lo riceve non è, di regola, un “compenso” aggiuntivo, ma un rimborso spese legato alla trasferta (attenzione: serve coerenza e documentazione).

Il punto chiave è sempre lo stesso: non basta dire “ero in trasferta”. Devi poterlo dimostrare in modo ordinato.

Come si calcola il rimborso: il metodo ACI (quello più usato e “difendibile”)

Il calcolo più robusto è quello basato sulle tabelle ACI dei costi chilometrici (costo €/km per specifico modello di auto).

Formula semplice

Rimborso = (costo ACI €/km) × (km effettivamente percorsi)

Esempio pratico (numeri facili):

• costo ACI: 0,62 €/km
• distanza A/R: 120 km
• rimborso: 0,62 × 120 = 74,40 €

Il valore €/km ACI nasce da una logica di “costo di esercizio” che include componenti fisse (assicurazione, bollo, quota interessi) e variabili (carburante, manutenzione, pneumatici, quota ammortamento per km).

La parte che fa la differenza: documentare bene (mini-checklist)

Qui si gioca la partita. Se vuoi che il rimborso sia sostenibile in caso di verifica, imposta una procedura semplice ma costante:

1) Scheda trasferta (una per ogni uscita o per ogni incarico)

• data
• luogo (partenza/arrivo)
• motivo (cliente/udienza/sopralluogo/riunione)
• km (meglio se con prova: mappe, agenda, appuntamento)

2) Collegamento all’incarico
Una nota che leghi la trasferta a:

• pratica / commessa / cliente
• e (se c’è) documentazione di supporto (email, convocazione, ordine, verbale)

3) Calcolo e allegato ACI

• stampa/salvataggio del valore ACI €/km del veicolo (anno di riferimento)
• calcolo rimborso e autorizzazione interna (anche firma digitale va bene)

4) Coerenza complessiva

• rimborsi “sensati” rispetto al volume dell’attività
• niente importi casuali o ripetitivi senza motivazione

Attenzione: non è “liberi tutti”

La Cassazione ha rafforzato l’impostazione favorevole, ma il perno resta uno: la prova dell’inerenza e della strumentalità è tua.
Quindi l’approccio giusto è: procedura semplice, tracciabile, replicabile.

Conclusione

Il rimborso chilometrico, se gestito bene, può diventare:

• una leva fiscale e organizzativa (specie per studi associati),
• un modo per evitare che l’auto “in studio” diventi un costo poco efficiente,
• una scelta più ordinata e difendibile quando è supportata da documenti, criteri e coerenza.

Chi scrive

Rattacaso Davide – Educatore finanziario (AIEF).
Oggi mi occupo di cultura economica e scelte consapevoli per famiglie, professionisti e imprese.