Un contesto normativo in cambiamento

Dal 2025 le imprese devono fare maggiore attenzione a come sostengono e documentano alcune spese, in particolare quelle legate a vitto, alloggio, viaggi, trasporti e rappresentanza. La Legge di bilancio aveva introdotto obblighi molto rigidi, poi parzialmente corretti con il D.L. n. 84/2025, che ha chiarito l’ambito di applicazione degli adempimenti e ne ha ridotto la portata in casi specifici.

Pagamenti tracciabili: quando sono obbligatori

La novità più significativa riguarda il territorio di applicazione: inizialmente le nuove regole si applicavano anche a spese sostenute fuori dall’Italia, creando non pochi problemi operativi alle aziende.

Con il decreto correttivo, invece, il principio di tracciabilità viene circoscritto alle sole spese sostenute all’interno del Paese, ovvero:

• vitto, alloggio, viaggi e trasporto pubblico non di linea;
• rimborsi analitici di tali spese riconosciuti ai dipendenti in trasferta o ai professionisti esterni.

In altre parole, per dedurre questi costi in dichiarazione è necessario che il pagamento risulti effettuato con strumenti tracciabili (carte, bonifici, strumenti digitali).

Effetti sui rimborsi

Il decreto è intervenuto anche sul TUIR, eliminando il riferimento ai lavoratori autonomi dall’articolo 95. Da questo deriva che i limiti di deducibilità giornalieri per i rimborsi a piè di lista restano validi solo per i dipendenti, e non più per i professionisti.

Parallelamente, l’articolo 109 è stato aggiornato per chiarire che i costi sopra citati sono deducibili solo se sostenuti in maniera tracciabile.

Quando si applicano le novità

Le nuove regole sono operative dal 1° gennaio 2025. Per le imprese che hanno l’anno fiscale coincidente con l’anno solare, gli effetti coprono anche il periodo tra gennaio e giugno 2025, cioè prima dell’entrata in vigore del D.L. 84/2025.

Spese di rappresentanza: nessuna attenuazione

Diverso il discorso per le spese di rappresentanza. Qui la normativa rimane più severa: per essere deducibili, tali costi devono essere pagati con sistemi tracciati indipendentemente dal luogo in cui vengono sostenuti.

Un esempio pratico: se un’azienda organizza un evento promozionale durante una fiera all’estero, potrà dedurre i relativi costi solo se il pagamento sarà stato effettuato tramite mezzi tracciabili.

Resta fermo anche il vincolo dei limiti di deducibilità previsti dall’art. 108 TUIR e dal decreto ministeriale del 19 novembre 2008.

Considerazioni finali

In sintesi:

• Per le spese di viaggio e trasferta, l’obbligo di tracciabilità riguarda solo quelle sostenute in Italia.
• Per i rimborsi ai professionisti non si applicano più i limiti giornalieri previsti per i dipendenti.
• Per le spese di rappresentanza, l’obbligo è totale e vale anche all’estero.

Le imprese sono quindi chiamate a rafforzare le proprie procedure di pagamento e di rendicontazione, con particolare attenzione agli eventi promozionali e ai costi sostenuti all’estero, che restano sotto la lente del fisco.