COS’E’ LA PRIMA NOTA CONTABILE E COME FUNZIONA?

La prima nota è un registro elementare che non richiede particolari formalità per la sua tenuta e nessuna forma obbligatoria, e viene utilizzato per rilevare i movimenti economici e finanziari di un’azienda. La prima nota è unica e dovrebbe comprendere tutte le operazioni effettuate; a volte tuttavia, anche a seconda delle dimensioni dell’impresa e del numero delle operazioni da rilevare può anche essere divisa in due:

• la prima nota cassa in cui si annotano solo le operazioni caratterizzate dalle movimentazioni di denaro contante;
• la prima nota banca per tutte le altre operazioni documentate da cambiali, fatture, assegni per i quali non c’è stata ancora alcuna movimentazione di denaro contante.

Non essendo un documento obbligatorio, non esistono modelli di riferimento, ma è possibile scegliere liberamente quale modello utilizzare: è possibile rilevare i movimenti di prima nota su moduli prestampati cartacei, è possibile utilizzare fogli di calcolo come quelli di Excel, che hanno il vantaggio di avere sempre aggiornato il saldo cassa (o banca) dopo ogni operazione, o è possibile ricorrere all’utilizzo di software per prima nota, scelta consigliabile nel caso in cui si debbano gestire un numero considerevole di operazioni, quindi non solamente quelle relative alle movimentazioni finanziarie, operazioni che ci permettono di ricavare anche altre informazioni per un miglior controllo e gestione dell’azienda.

Quindi ad esempio sarà possibile annotare in prima nota non solamente incassi e pagamenti, ma rilevare anche le fatture emesse, il ricevimento di fatture d’acquisto, le operazioni relative a costi sostenuti non documentati da fatture, l’erogazione di un finanziamento, l’accredito di un contributo: la gestione della prima nota potrà essere più o meno analitica e contenere informazioni più o meno dettagliate a seconda delle esigenze dell’imprenditore che attraverso la prima nota potrà avere un maggior controllo sulla gestione dell’azienda (in particolare sulla liquidità), e rendere sicuramente più semplice anche il lavoro del commercialista.

Ecco gli elementi che dovrebbero risultare dai fogli di prima nota, in ordine cronologico:

• la data dell’operazione
• la descrizione dell’operazione;
• l’importo, con l’indicazione dell’entrata di cassa (o banca) o dell’uscita di cassa (o banca) a seconda della tipologia di operazione;
• il riferimento ad un documento contabile;
• il saldo al termine di ciascuna operazione.

I BENEFICI DELLA PRIMA NOTA

La prima nota contabile è un processo essenziale per l’azienda. I vantaggi che può apportare sono molti: permette di avere un controllo migliore sulle risorse economiche, gestire con maggiore efficacia la contabilità, disporre di dati aggiornati in caso di un’ispezione e avere a disposizione informazioni di qualità in grado di favorire il processo decisionale.

Per ottenere questi benefici, quanto spesso bisognerebbe eseguirla?

Dipende molto dalle caratteristiche dell’azienda. L’opzione migliore sarebbe una volta al mese, ma anche farla semestralmente è una buona soluzione. In alcuni casi, può essere sufficiente anche solo una volta all’anno.

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