Per i contribuenti italiani il nuovo anno è partito con quella che da molti è stata definita una vera e propria rivoluzione fiscale. Dal primo di gennaio 2019 infatti è entrata in vigore la fatturazione elettronica.

D’ora in poi, tutti i titolari di partita Iva dovranno effettuare le proprie fatture sul web e farle transitare dall’Agenzia delle Entrate. L’obiettivo ampiamente dichiarato è impedire le false fatturazioni e di conseguenza recuperare gettito sottratto alle casse del Fisco.

COME FUNZIONA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, scritto in linguaggio XML.

Per molti anni la fattura veniva compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, tramite editor testuali o fogli di calcolo (word, excel, ecc…), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta, e-mail, piccione viaggiatore, ecc… Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture scaricate tramite email andavano stampate).

Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

LE FASI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

• La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
• Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
• L’emissario delle fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati
• Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato. Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati ed ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

CHI E’ OBBLIGATO

La fattura elettronica è entrata in vigore inizialmente in Italia dal 2015 come documento obbligatorio per tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione. Dal 2017 il Sistema di Interscambio è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati (chiunque abbia una partita IVA in parole povere) per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) che verso i consumatori finali.

Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

Sono, comunque esonerati dalle precedenti disposizioni i soggetti passivi che rientrano nel c.d. “regime di vantaggio” e quelli che applicano il regime forfettario.

FLUSSO DI INFORMAZIONE PER IL FISCO

Grazie alla fatturazione elettronica il Fisco riceve un enorme flusso di informazioni sulle transazioni quasi in tempo reale e le incrocia per individuare il disallineamento degli importi dichiarati dalle parti contrattuali: se viene riscontrata una anomalia, si apre una fase di dialogo con il contribuente per chiarire se essa derivi da un errore oppure se sia il frutto di evasione. L’intervento repressivo delle frodi risulta più rapido, efficiente ed efficace

I BENEFICI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

I benefici della Fatturazione elettronica, tra imprese e verso la PA e, più in generale, quelli della Digitalizzazione di tutti i processi di relazione con clienti e/o fornitori, emergono evidenti dalle ricerche dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e e-Commerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano.

Il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla Fatturazione elettronica, per organizzazioni che producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 Fatture/anno, si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura.

Questo beneficio deriva in larga parte da risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per (i) attività di stampa e imbustamento; (ii) gestione della relazione con il cliente (tempi dedicati a capire se la Fattura è effettivamente arrivata, se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata ecc.) e (iii) gestione della conservazione, che introduce risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.

Senza considerare la Conservazione, quindi, la Fatturazione elettronica si dimostra mediamente conveniente rispetto ai modelli di Fatturazione “tradizionali” anche per le realtà più piccole. Diventa poi sostanziale – ovviamente – saper comparare questi risparmi con il costo della soluzione adottata. Generalizzando ulteriormente queste analisi e provando a trasferirle sull’intero Sistema Paese, la stima del beneficio complessivo legato, per esempio, all’obbligo di Fatturazione elettronica verso la PA, ammonta (a regime) a circa 1 miliardo e 500 milioni di euro all’anno: 1 miliardo lato PA e il resto risparmiato dalle imprese che ne sono i fornitori.

Intendiamoci: questi risparmi sono credibili e ottenibili concretamente qualora i processi di gestione accompagnino la Fattura Elettronica in digitale dal momento della sua emissione fino alla sua conservazione, comprendendo per esempio i workflow autorizzativi e le riconciliazioni automatiche con i dati già presenti a sistema di ordini o bolle entrate merci. Esempi di processi degeneri in parte in digitale e in parte analogici e su carta sono storture che non porteranno mai i benefici descritti e rischiano di rappresentare invece un costo di gestione persino superiore a quello tradizionale del solo cartaceo.

QUAL E’ IL VERO VALORE AGGIUNTO DELLA FATTURA ELETTRONICA?

Il vero valore della Fatturazione elettronica non è quello di poter inviare Fatture senza passare dalla posta cartacea e dal postino, bensì quello di stimolare le imprese a emettere, ricevere e gestire documenti transazionali di business in formato elettronico elaborabile.

Il vero valore della Fatturazione Elettronica sta quindi nel creare cultura digitale, abituando le imprese del nostro Paese – storicamente lente, poco convinte nella digitalizzazione delle relazioni B2b e nel passato frenate da un quadro normativo “innamorato” del cartaceo – a gestire documenti in ingresso o in uscita in formato elettronico elaborabile (si veda anche questo articolo “Imprese digitali, la e-fattura è solo il primo passo“).

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