“Se il tempo, di tutti i doni è il più prezioso, sprecarlo dovrebbe essere il peccato più grande.”

Benjamin Franklin.

Da Seneca a Eknath Easwaran a Stephen Covey, sono tutti concordi nel dire (e ognuno a modo suo) che non è tanto il tempo a mancarci: quello è una risorsa finita e non possiamo farci nulla. Il punto è che lo riempiamo all’eccesso con attività di poco valore, poco produttive, magari con le emergenze e i progetti di qualcun altro, che non ci aiutano a costruire qualcosa di importante e duraturo nel tempo.

Migliorare la gestione del tempo significa migliorare la gestione della nostra vita. In altre parole, il tempo è la nostra risorsa più importante e, se non sai gestirla, non puoi essere efficace.

Ottimizzare e gestire il tempo non vuol dire diventare dei cyborg perfetti in grado di incastrare ogni singolo impegno al millesimo di secondo. Vuol dire innanzitutto renderci conto che è arrivato il momento di riprenderci il nostro tempo, perché sprecarlo vuol dire sprecare la nostra esistenza.

Uno degli aspetti fondamentali del Time management è quello di imparare ad identificare i “ladri di tempo” che sono elencati di seguito:

1) Il primo ladruncolo è la procrastinazione. Ebbene si, la tendenza a differire, a posticipare, a rinviare o a dilazionare i tempi. Ci sono certi lavori più soggetti a questo tipo di pericolo. Da dove nasce l’esigenza di procrastinare?

l’attività è sgradevole o di poco interesse – avete paura di non farcela – non sapete da dove cominciare

Pensavate fosse un problema di priorità o di organizzazione, invece le risposte sono molto più profonde, hanno più a che fare col cuore che con la pianificazione.

2) Il secondo è l’incapacità di dire di no.

• Non assumetevi nuove responsabilità prima di capire se avete tempo per portarle a termine.
• Abbiate una visione chiara riguardo alle vostre responsabilità e ai vostri obiettivi principali.
• Resistete all’impulso di prendere in mano il lavoro perché gli altri non stanno facendo il proprio dovere.
• Potete evitare di sovraccaricare il vostro programma di lavoro riconoscendo consciamente i vostri principali obiettivi, delegando agli altri, osservando la regola dell’80/20 (il 20% delle azioni genera l’80% dei risultati più importanti).

3) Ecco il terzo borseggiatore, l’insospettabile e servizievole collaboratore.

E qui ci viene incontro un antico articolo dell’Harvard Business Review, “Who’s got the monkey?”. È un immagine tanto semplice quanto efficace. Il collaboratore che entra nel tuo ufficio, bussa prima di entrare (forse) ed esclama: “Buongiorno, tutto bene? Oggi abbiamo un problema. Vedi….” e alla fine del dialogo tu rispondi: “Ho capito, lasciamici pensare e poi ti dico”. Questo è il fatidico momento nel quale la scimmietta che era appollaiata sulla spalla del collaboratore fa un salto e atterra sulla tua scrivania”. Nella migliore delle ipotesi trova spazio, ma generalmente deve fare un atterraggio millimetrico perché sulla scrivania ci sono altre scimmiette di altri collaboratori che si sommano a quelle dei giorni precedenti. Allora il consiglio è il seguente: evitate di farvi carico delle responsabilità e dei problemi dei vostri collaboratori. Fate del coaching e date loro consigli, ma non consentite a nessuno di mettervi la “scimmia” sulle spalle.

4) Interruzioni telefoniche, distrazioni, interruzioni continue da parte degli altri: le interruzioni sono i ladri di tempo che intralciano di più il nostro lavoro, possiamo decidere di chiedere agli altri di farci chiamare in momenti specifici della giornata se stiamo lavorando a delle priorità, oppure decidere  dedicarci alle mail due volte al giorno invece di rispondere ogni volta ad ogni mail che arriva, possiamo infine chiedere alle persone che entrano nel nostro ufficio ogni due minuti di appuntarsi tutte le cose che devono dirci e di recarsi da noi in momenti che fisserete insieme in base alle disponibilità di entrambi

Una volta identificati i ladri di tempo saremo in grado di ottimizzare al meglio le nostre risorse riconoscendo quali sono gli elementi e i fattori che rendono il tempo un nostro nemico.

LA SFIDA MODERNA: GESTIRE LA RISORSA TEMPO

In realtà, il problema della mancanza di tempo è un falso problema: la vera questione è che spesso le persone non sanno gestire se stesse.

Esistono diverse strategie di gestione del tempo, ma le migliori, le quali consiglio, sono illustrate nei seguenti volumi:

Allen, D. (2006) Detto, fatto!, Sperling & Kupfer, Milano.

Covey, S. (2001) I sette pilastri del successo, Bompiani, Milano.

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